Facturen

Facturen

• Rekening naar externe versturen

  Verstuur je een rekening (factuur) naar een externe partij? Vul dan dit formulier in: formulier opdracht tot factureren (xlsx). Het ingevulde formulier kun je sturen naar debiteuren@acta.nl samen met de mogelijke andere documenten, zoals: contracten, e-mailwisselingen enzovoorts. Vul het formulier juist en volledig in, want ACTA moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst voor het versturen van facturen. De bankgegevens van ACTA (bankrekeningnummer, btw nummer, KvK nummer) zijn op onze inkooppagina te vinden.

• Een factuur ontvangen van een externe leverancier

  Als je een product of een dienst bestelt, ontvang je daarvoor een rekening (factuur). 

  • Maak zoveel mogelijk gebruik van het bestelsysteem in SAP 'Sap4Hana (S4)'. De facturen die dan binnenkomen worden automatisch verwerkt en betaald. Lees meer over hoe je bestelt in SAP. 
  • Geef de leverancier volledige en juiste informatie om op de factuur te vermelden. Wanneer je bestelt zonder bestelnummer buiten het bestelsysteem om, zorg dan dat de leverancier jouw kostenplaatsnummer of wbs-element vermeldt in plaats van het bestelnummer. 
  • De VU Amsterdam hanteert standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Vraag uitzonderingen en spoedbetalingen aan bij de VU FSC Servicedesk (contactgegevens onderaan deze pagina).
  • Een leverancier kan alleen een vooruitbetaling ontvangen via een voorschotnota. Een proforma factuur is geen wettige betaalinstructie. 

• Voorkom vertraging, herinneringen en extra kosten

  Voorwaarden aan inkomende facturen

  Alleen wanneer de gegevens juist en volledig op de factuur staan, en de factuur op de voorgeschreven manier is ingediend, kan ACTA de facturen voorspoedig betalen. Als besteller ben je er verantwoordelijk voor om de leverancier de juiste informatie aan te leveren. 

  Meer informatie over de voorwaarden aan inkomende facturen vind je op de pagina van Inkoop. Zorg dat je je leverancier wijst op de voorwaarden. 

• Tijdelijke vervanger voor goedkeuren facturen en bestellingen

  Een tijdelijke vervanger aanwijzen

  Voor het instellen van een tijdelijke vervanger log je in op my s4hana.ondemand.com en volg je deze stappen:  

  1. Stel een vervanger in via de tegel ‘mijn ingangsmap’. 
     • Is de tegel 'mijn ingangsmap' niet zichtbaar, vul dan in het vakje 'Apps' de naam van de tegel in.
  2. Klik op het poppetje om het menu te openen, en ga naar de optie ‘mijn vervangers beheren’.           
  3. In het overzicht van vervangers, klik je op ‘nieuwe vervanger toevoegen’ en voeg een vervanger toe.
  4. Je wordt doorgestuurd naar een scherm waarin je de vervanger kan opzoeken. 
  5. Vul vervolgens ‘alle taakgroepen’ in en de datum waarop de berichten doorgestuurd moeten worden.
  6. Hierna zie je de vervanger verschijnen in het overzicht. 

• Blijvende vervanger voor goedkeuren facturen en bestellingen

  Een blijvende vervanger aanwijzen

  Een wijziging aanvragen, doe je zo: 

  • Een 'level 2 goedkeurder' vraagt de wijziging aan voor een 'level 1 goedkeurder' via: finance@acta.nl. De wijziging wordt door de dienst Control uitgevoerd.
  • Een 'level 2 goedkeurder' vraagt de wijziging aan voor een 'besteller' via finance@acta.nl. ACTA Inkoop voert de wijziging uit. 
  • De directeur bedrijfsvoering of decaan vraagt de wijziging aan voor een 'level 2 goedkeurder' via: finance@acta.nl. De wijziging wordt door de dienst Control uitgevoerd.