Toegankelijk in Excel

Een Excel-bestand maak je op een andere manier toegankelijk dan een Word-bestand. In dit onderdeel lees je waar je op moet letten.  

Excel heeft veel functies die het lezen van tabellen automatisch toegankelijker maken. Zo kun je onder ‘Start’ klikken op ‘Opmaken als tabel’. Hier vind je verschillende opties voor de opmaak van je tabel, zodat de data gemakkelijker is te begrijpen.

Houd de structuur simpel

• Houd de structuur van je tabel zo simpel mogelijk. Het samenvoegen of splitten van cellen maakt het voor mensen met een leesprogramma onmogelijk om een Excel-bestand te lezen. 
• Begin in cel A1 gelijk met je tabel. Laat dus geen ruimte over.
• Geef elke rij en kolom een kopje. Gebruik ook daarvoor de officiële functies in Excel. Die vind je onder het tablad 'Start' en dan bij 'Opmaken als tabel'.

Contrast

Zorg voor voldoende contrast tussen de tekstkleur en de celkleur. Zwarte en wit is altijd goed. Via 'Toegankelijkheid controleren' onder 'Review' kun je ook controleren of de contractkleur aan de eisen voldoet.   

Beeld

Voeg ook in je Excelsheet een uitleg toe aan je afbeeldingen, zoals: vormen, grafieken enzovoorts. Alle tekst in deze elementen wordt namelijk niet voorgelezen. Dat doe je zo:

1. Klik op je rechtermuisknop op je afbeelding en kies 'Tabeleigenschappen'  
2. Vul onder 'Alternatieve tekst' de naam van de tabel in en beschrijf waar de tabel over gaat.

Let op: plaats geen decoratieve afbeeldingen in Excel-bestanden. 

Namen

Geef alle werkbladen een eigen naam en verwijder lege werkbladen. Dit kan zorgen voor verwarring bij de voorleescomputer.

Controleren op toegankelijkheid

Controleer alles goed. Ook in Excel kun je bovenin je document bij ‘Review’ kiezen voor ‘Toegankelijkheid controleren’. Excel geeft dan aan wat je eventueel nog moet aanpassen en ook hoe je dat moet doen. 

Excel-bestand opslaan als PDF vanuit Windows

1. Kies 'Bestand' en dan 'Opslaan' of 'Opslaan als'. Dus NIET de standaard optie ‘Save as Adobe PDF’ 
2. Kies als bestandsindeling PDF 
3. Kies 'Opties' 

• Kies bij 'Paginabereik' voor 'Alles' 
• Kies bij 'Wat wilt u publiceren' voor 'Gehele werkblad'

1. Kies 'OK' en vervolgens voor 'Opslaan' 

Excel-bestand opslaan als pdf vanuit Mac OS

1. Kies 'Archief' en dan 'Opslaan als'  
2. Kies bij 'Bestandsindeling' voor PDF. 
3. Selecteer het keuzerondje 'Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid'. 

• Test je PDF op een mobiel scherm. 
• Kies voor een groter lettertype zodat de tekst goed te lezen is.
• Kies voor een goed contrast. Zorg voor een contrastratio van minimaal 4,5 voor gewone tekst en 3,0 voor een grote tekst. Breng niet met kleur alleen betekenis over.