Toegankelijk in Word

Toegankelijke documenten

• Meta-informatie

  Open je Word-bestand en voeg als eerste alle 'meta-informatie' toe. Klik daarvoor op het tabblad 'Bestand', dan 'Info' en dan op de link 'Alle eigenschappen weergeven'. De link staat bij 'Verwante personen'. Je kunt de velden aanpassen door erop te gaan staan met je muis. Vul hier in:  

  • Titel 1: vul hier dezelfde titel in als de titel bovenaan je document. Kies altijd een titel die duidelijk aangeeft waarover het document gaat. 
  • Titel 2: Zet in de titel geen leestekens, zoals een underscore, verbindingsstreepje of bestandextensies zoals .pdf of .word enzovoort. 
  • Onderwerp: Schrijf een korte samenvatting van maximaal 255 tekens.  
  • Auteur: Vul hier niet je eigen naam in, maar ACTA of de organisatie-eenheid waar je werkt.

  Taal

  Geef de taal van het document aan. Klik daarvoor op het tabblad 'Controleren' in het openingsblad van Word. En daarna te klikken op 'Taal'. Als er delen in het document in een andere taal staan, dan moet je dat hier ook aangeven. 

  Contactgegevens

  Zorg ervoor dat er contactgegevens in het document staat. Dat is nodig voor iemand die moeite heeft met het lezen van het document. 

• Functies

  Maak voor de opbouw van je document gebruik van de officiële titels, kopjes en opsommingen die al in Word zitten. 

  • Titels en kopjes: ga naar het onderdeel 'Stijlen' in het tablad 'Start' en kies dan voor 'Titel', 'kop 1' of 'kop 2'.  
  • Opsommingen: ga naar het tablad 'Start' en klik op het onderdeel 'Opsommingstekens.   

• Verwijzingen

  Voetnoten

  Vermijd voetnoten. Zet tekst die je normaal in voetnoten zet tussen haakjes in de tekst.

  Links

  Geef per link aan waar deze naartoe gaat. Verwijst de link naar een website of bestand? Vermeld dit dan tussen haakjes na de url. Zie ook: online schrijven.

• Afbeeldingen en tabellen

  Afbeeldingen

  Als je een afbeelding in je document hebt staan, met voor de lezer belangrijke 'beeldende' informatie. Geef dan aan wat er te zien is op de afbeelding. Dit doe je zo:  

  1. Selecteer de afbeelding;
  2. Kies Rechtermuisknop; 
  3. Kies Afbeelding opmaken;
  4. Kies het tabblad Alternatieve tekst en vul daar de tekst in (max. 70 woorden).

  Zet geen belangrijke teksten in een afbeelding. Deze wordt namelijk niet voorgelezen door voorleesprogramma’s.

  Tabellen

  1. Nieuwe tabel: kies in Word 'Invoegen tabel' en vul je tabel in. Ga nu naar stap 5.  
  2. Bestaande tabel uit een ander Word/Excel-document: kopieer je tabel en plak het in je Word-document.  
  3. Selecteer je tabel en kies bovenaan voor 'Ontwerpen'.  
  4. Kies vervolgens voor een van de ontwerpen.  
  5. Selecteer de bovenste rij met gegevens van je tabel.  
  6. Er opent boven in je scherm een nieuwe tab: 'hulpmiddelen voor tabellen'.  
  7. Kies 'Indeling' en daarna: 'Veldnamenrijen herhalen'.  
  8. Ga opnieuw op je tabel staan.  
  9. Klik op je rechtermuisknop en kies 'Tabeleigenschappen'  
  10. Vul onder 'Alternatieve tekst' de naam van de tabel in en beschrijf waar de tabel over gaat.

• Controleren op toegankelijkheid

  In de nieuwste versie van Word kun je bovenin je document bij ‘Review’ kiezen voor 'Toegankelijkheid controleren’. Word controleert dan of je document voldoet. Word geeft het ook aan als je nog iets moet aanpassen en hoe je doet. Let op: Word ziet niet alles, dus doe zelf altijd een nacontrole.  

  Voor meer informatie over deze functie, ga naar de internet Academy en dan Controle in Word.

• Word-bestand omzetten naar PDF

  Een bestand omzetten naar PDF kan op 2 manieren. In dit onderdeel wordt dat uitgelegd.

  Word-bestand opslaan als PDF vanuit Windows 

  1. Kies 'Bestand' en dan 'Opslaan' of 'Opslaan als'. Dus NIET de standaard optie ‘Save as Adobe PDF’ 
  2. Kies als bestandsindeling PDF 
  3. Kies 'Meer opties' 
  4. Kies bij 'Paginabereik' voor 'Alles' 
  5. Kies bij 'Wat wilt u publiceren' voor 'Alles' 
  6. Selecteer bij 'Inclusief niet-afdrukbare informatie' de volgende onderdelen:

  • 'Bladwijzers maken met Koppen' 
  • 'Documenteigenschappen' en
  • 'Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid' 

  1. Kies 'OK' en vervolgens voor 'Opslaan' 

  Word-bestand opslaan als PDF vanuit Mac OS 

  1. Kies 'Archief' en dan 'Opslaan als'  
  2. Kies bij 'Bestandsindeling' voor PDF. 
  3. Selecteer het keuzerondje 'Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid'. 

• Handige tips

  • Test je PDF op een mobiel scherm. 
  • Kies voor een groter lettertype zodat de tekst goed te lezen is.
  • Kies voor een goed contrast. Zorg voor een contrastratio van minimaal 4,5 voor gewone tekst en 3,0 voor een grote tekst. Breng niet met kleur alleen betekenis over.