Toegankelijke documenten op ACTA.nl

Toegankelijke documenten

• Maak je Word-bestand toegankelijk: 'meta-informatie'

  Open je Word-bestand en voeg als eerste alle 'meta-informatie' toe. Klik daarvoor op het tabblad 'Bestand', dan 'Info' en dan op de link 'Alle eigenschappen weergeven'. De link staat bij 'Verwante personen'. Je kunt de velden aanpassen door erop te gaan staan met je muis. Vul hier in:  

  • Titel 1: vul hier dezelfde titel in als de titel bovenaan je document. Kies altijd een titel die duidelijk aangeeft waarover het document gaat. 
  • Titel 2: Zet in de titel geen leestekens, zoals een underscore, verbindingsstreepje of bestandextensies zoals .pdf of .word enzovoort. 
  • Onderwerp: Schrijf een korte samenvatting van maximaal 255 tekens.  
  • Auteur: Vul hier niet je eigen naam in, maar ACTA of de organisatie-eenheid waar je werkt.

  Taal

  Geef de taal van het document aan. Klik daarvoor op het tabblad 'Controleren' in het openingsblad van Word. En daarna te klikken op 'Taal'. Als er delen in het document in een andere taal staan, dan moet je dat hier ook aangeven. 

  Contactgegevens

  Zorg ervoor dat er contactgegevens in het document staat. Dat is nodig voor iemand die moeite heeft met het lezen van het document. 

• Maak je Word-bestand toegankelijk: functies

  Maak voor de opbouw van je document gebruik van de officiële titels, kopjes en opsommingen die al in Word zitten. 

  • Titels en kopjes: ga naar het onderdeel 'Stijlen' in het tablad 'Start' en kies dan voor 'Titel', 'kop 1' of 'kop 2'.  
  • Opsommingen: ga naar het tablad 'Start' en klik op het onderdeel 'Opsommingstekens.   

• Maak je Word-bestand toegankelijk: verwijzingen

  Voetnoten

  Vermijd voetnoten. Zet tekst die je normaal in voetnoten zet tussen haakjes in de tekst.

  Links

  Geef per link aan waar deze naartoe gaat. Verwijst de link naar een website of bestand? Vermeld dit dan tussen haakjes na de url. Zie ook: online schrijven.

• Maak je Word-bestand toegankelijk: afbeeldingen en tabellen

  Afbeeldingen

  Als je een afbeelding in je document hebt staan, met voor de lezer belangrijke 'beeldende' informatie. Geef dan aan wat er te zien is op de afbeelding. Dit doe je zo:  

  1. Selecteer de afbeelding;
  2. Kies Rechtermuisknop; 
  3. Kies Afbeelding opmaken;
  4. Kies het tabblad Alternatieve tekst en vul daar de tekst in (max. 70 woorden).

  Zet geen belangrijke teksten in een afbeelding. Deze wordt namelijk niet voorgelezen door voorleesprogramma’s.

  Tabellen

  1. Nieuwe tabel: kies in Word 'Invoegen tabel' en vul je tabel in. Ga nu naar stap 5.  
  2. Bestaande tabel uit een ander Word/Excel-document: kopieer je tabel en plak het in je Word-document.  
  3. Selecteer je tabel en kies bovenaan voor 'Ontwerpen'.  
  4. Kies vervolgens voor een van de ontwerpen.  
  5. Selecteer de bovenste rij met gegevens van je tabel.  
  6. Er opent boven in je scherm een nieuwe tab: 'hulpmiddelen voor tabellen'.  
  7. Kies 'Indeling' en daarna: 'Veldnamenrijen herhalen'.  
  8. Ga opnieuw op je tabel staan.  
  9. Klik op je rechtermuisknop en kies 'Tabeleigenschappen'  
  10. Vul onder 'Alternatieve tekst' de naam van de tabel in en beschrijf waar de tabel over gaat.

• Maak je Word-bestand toegankelijk: controleren op toegankelijkheid

  In de nieuwste versie van Word kun je bovenin je document bij ‘Review’ kiezen voor 'Toegankelijkheid controleren’. Word controleert dan of je document voldoet. Word geeft het ook aan als je nog iets moet aanpassen en hoe je doet. Let op: Word ziet niet alles, dus doe zelf altijd een nacontrole.  

  Voor meer informatie over deze functie, ga naar de internet Academy en dan Controle in Word.

• Maak je Excel-bestand toegankelijk

  Een Excel-bestand maak je op een andere manier toegankelijk dan een Word-bestand. In dit onderdeel lees je waar je op moet letten.  

  Excel heeft veel functies die het lezen van tabellen automatisch toegankelijker maken. Zo kun je onder ‘Start’ klikken op ‘Opmaken als tabel’. Hier vind je verschillende opties voor de opmaak van je tabel, zodat de data gemakkelijker is te begrijpen.

  Houd de structuur simpel

  • Houd de structuur van je tabel zo simpel mogelijk. Het samenvoegen of splitten van cellen maakt het voor mensen met een leesprogramma onmogelijk om een Excel-bestand te lezen. 
  • Begin in cel A1 gelijk met je tabel. Laat dus geen ruimte over.
  • Geef elke rij en kolom een kopje. Gebruik ook daarvoor de officiële functies in Excel. Die vind je onder het tablad 'Start' en dan bij 'Opmaken als tabel'.

  Contrast

  Zorg voor voldoende contrast tussen de tekstkleur en de celkleur. Zwarte en wit is altijd goed. Via 'Toegankelijkheid controleren' onder 'Review' kun je ook controleren of de contractkleur aan de eisen voldoet.   

  Beeld

  Voeg ook in je Excelsheet een uitleg toe aan je afbeeldingen, zoals: vormen, grafieken enzovoorts. Alle tekst in deze elementen wordt namelijk niet voorgelezen. Dat doe je zo:

  1. Klik op je rechtermuisknop op je afbeelding en kies 'Tabeleigenschappen'  
  2. Vul onder 'Alternatieve tekst' de naam van de tabel in en beschrijf waar de tabel over gaat.

  Let op: plaats geen decoratieve afbeeldingen in Excel-bestanden. 

  Namen

  Geef alle werkbladen een eigen naam en verwijder lege werkbladen. Dit kan zorgen voor verwarring bij de voorleescomputer.

  Controleren op toegankelijkheid

  Controleer alles goed. Ook in Excel kun je bovenin je document bij ‘Review’ kiezen voor ‘Toegankelijkheid controleren’. Excel geeft dan aan wat je eventueel nog moet aanpassen en ook hoe je dat moet doen. 

• Pdf-formulieren

  Geef bij de invoervelden van formulieren duidelijke uitleg. Let op: De techniek die je gebruikt om aan de eisen te voldoen is vaak anders dan voor html-formulieren. De instructies (labels) en alle andere elementen in het formulier moeten met de juiste technieken in het pdf-document worden geplaatst. Als een bezoeker een veld verkeerd invult moet dit op een toegankelijke manier aan de bezoeker worden uitgelegd. Dit kun je niet doen in Word of Open Office Writer. Laat hiervoor een vormgever het bestand opmaken of aanpassen.

• Bestand omzetten naar pdf

  Een bestand omzetten naar pdf kan op 2 manieren. In dit onderdeel wordt dat uitgelegd.

  Word-bestand opslaan als pdf vanuit Windows 

  1. Kies 'Bestand' en dan 'Opslaan' of 'Opslaan als'. Dus NIET de standaard optie ‘Save as Adobe pdf’ 
  2. Kies als bestandsindeling pdf 
  3. Kies 'Meer opties' 
  4. Kies bij 'Paginabereik' voor 'Alles' 
  5. Kies bij 'Wat wilt u publiceren' voor 'Alles' 
  6. Selecteer bij 'Inclusief niet-afdrukbare informatie' de volgende onderdelen:

  • 'Bladwijzers maken met Koppen' 
  • 'Documenteigenschappen' en
  • 'Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid' 

  1. Kies 'OK' en vervolgens voor 'Opslaan' 

  Word-bestand opslaan als pdf vanuit Mac OS 

  1. Kies 'Archief' en dan 'Opslaan als'  
  2. Kies bij 'Bestandsindeling' voor pdf. 
  3. Selecteer het keuzerondje 'Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid'. 

  Excel-bestand opslaan als pdf vanuit Windows

  1. Kies 'Bestand' en dan 'Opslaan' of 'Opslaan als'. Dus NIET de standaard optie ‘Save as Adobe pdf’ 
  2. Kies als bestandsindeling pdf 
  3. Kies 'Opties' 

  • Kies bij 'Paginabereik' voor 'Alles' 
  • Kies bij 'Wat wilt u publiceren' voor 'Gehele werkblad'

  1. Kies 'OK' en vervolgens voor 'Opslaan' 

  Excel-bestand opslaan als pdf vanuit Mac OS

  1. Kies 'Archief' en dan 'Opslaan als'  
  2. Kies bij 'Bestandsindeling' voor pdf. 
  3. Selecteer het keuzerondje 'Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid'.